Für ein Unternehmen der Lebensmittel-Logistik bot sich eine einmalige Chance. Sein größter Auftraggeber wollte einen wesentlichen Teil seiner Lieferkette zu ihm verlagern. Die Bedingung: in 18 Monaten musste alles stehen. Eine Erweiterung des Geländes und ein Hallen-Neubau waren erforderlich. Ein weiterer Standort ebenfalls. Neue Mitarbeiter, neue Führungskräfte, an mehreren Stellen überarbeitete Prozesse. Und vor allem: Ein neues ERP-System und ein neuer Dienstleister. Bei diesem Projekt durfte nichts schiefgehen. Deshalb auch die Frage der Geschäftsführerin an mich:
Wie gehen wir das so professionell wie möglich an?
Was gab es zu tun?
Gleich im ersten Sparring wurde klar: dies war ein besonderes Familienunternehmen – so viel wie sich hier bewegte. Die wichtigsten Aufgaben waren bereits klar und das Team wusste schon, was es vor sich hatte. Was jedoch zu lösen blieb, war die Taktung der verschiedenen Handlungsstränge untereinander. Denn die größte Unwägbarkeit war das neue ERP-System: Wie wählen wir den richtigen Partner und das passende System für uns aus? Was müssen wir beachten? Wo lauern die Stolperfallen? Wie sorgen wir dafür, dass sich auch der Implementierungspartner mit in unser ehrgeiziges Projekt integriert? Und: Wann werden wir welche Punkte gelöst und implementiert haben, von denen wir heute die meisten noch nicht kennen?
Schließlich hing hiervon der übrige Zeitplan ab.
Meine Aufgabe
Meine Aufgabe war es, das Projekt aktiv zu begleiten. Durch den engen und klar abgegrenzten Zeitrahmen mussten wir sowohl rückwärts, als auch vorwärts planen. Die erste Frage war: Wo stehen wir, wenn das System live gehen wird?
Was soll die Organisation zu dem Zeitpunkt leisten können? Und was müssen wir bereits heute dafür tun? Entsprechend sorgten wir bereits im ersten Schritt für ein optimal besetztes Projektteam, das ich durch einen systematischen Auswahlprozess, die Vertragsgestaltung und durch die Implementierung führte. Im Verlauf der Umsetzung stand ich stets in kurz getakteter, enger Abstimmung mit dem Projektteam zu den nächsten Schritten und worauf zu achten war, damit Zeitplan, Budget und Ergebnisse zusammen passten, und damit auch die Fachbereiche rechtzeitig an Bord waren. Als Mitglied des Steering Boards half ich dabei, wichtige Entscheidungen zu treffen, zwei bis drei Schritte voraus zu denken, und bei auftretenden Konflikten zu vermitteln.
Das Ergebnis
Das Projekt war erwartungsgemäß eine große Belastung für alle Beteiligten, und nicht immer haben alle geglaubt, dass es zu schaffen sei. Das Projektteam musste über sich hinauswachsen. Umso größer war die Freude über das Ergebnis, denn trotz Corona-Lockdown erfolgte ein pünktlicher Start.
Der Auftraggeber meines Kunden hat davon gar nichts mitbekommen.
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